Der digitale Notar in der Waadt

Was passiert, wenn die Politik ausnahmsweise einmal schneller ist, zeigt sich ansehnlich in einem Westschweizer Kanton: In der Waadt sind alle Notare gesetzlich verpflichtet, rechtskräftige Urkunden elektronisch zu archivieren.

Dem Schweizer „Kantönligeist“ sei Dank: Im Kanton Waadt verpflichtet eine eigene Gesetzgebung alle Notar:innen, ihre Urkunden elektronisch zu erfassen, mehrfach zu signieren und revisionssicher zu archivieren. Mit klaren Vorgaben, hohen Sicherheitsstandards und einem starken Fokus auf Eigenverantwortung.

Für den Aufbau und Betrieb der technischen Infrastruktur ist die eMescad SA verantwortlich. Als die bisher genutzte “SuisseID” 2021 abgekündigt wurde und die bestehende Lösung zunehmend an ihre Grenzen stiess, war eine grundlegende Neuentwicklung unausweichlich.

Mit OBJECT als Umsetzungspartner entstand auf Basis der ECM-Plattform “Alfresco” eine moderne, wartbare und klar strukturierte Lösung. Der Fokus lag auf Reduktion statt Komplexität, Benutzerfreundlichkeit statt Eigenlogik, und auf einer Architektur, die gesetzliche Anforderungen erfüllt, flexibel erweiterbar ist und langfristig tragfähig bleibt.

Die Zeit war knapp, die Anforderungen beträchtlich: Neben der Ablösung eines gewachsenen, überladenen Altsystems mussten signaturkritische Daten sicher migriert, externe Schnittstellen eingebunden und gesetzliche Vorgaben konsequent erfüllt werden.

Selten passten Deadlines, Komplexität und Spass so gut zusammen: Ein Projekt, das gezeigt hat, dass gute Lösungen und gute Laune sich nicht ausschliessen.

DANK DER RASCHEN ERFASSUNG UNSERER BEDÜRFNISSE UND DES RECHTLICHEN UMFELDES SOWIE DER FÄHIGKEIT VON OBJECT, DIESE IN EINER VOM NOTARIELLEN BERUFSGEHEIMNIS BEHERRSCHTEN UMGEBUNG UMZUSETZEN, KONNTE EIN KOMPLEXES PROJEKT EXTREM RASCH UND ZUR ZUFRIEDENHEIT ALLER ERFOLGREICH ABGESCHLOSSEN WERDEN. DAS ENGAGEMENT UNSERER ANSPRECHPARTNER VON OBJECT IST WEIT ÜBER DEM GEWOHNTEN, UND DER ANGENEHME UMGANGSTON RUNDET DIE VON HOHER KOMPETENZ GEPRÄGTE UND VORAUSSCHAUENDE BEGLEITUNG WOHLTUEND AB

Eine kantonale Besonderheit als Ausgangspunkt

Bereits frühzeitig schuf der Gesetzgeber im Kanton Waadt die Voraussetzung dafür, dass notarielle Prozesse elektronisch geführt und überwacht werden. Ein Schritt, der in dieser Form schweizweit einzigartig war. Diese gesetzlichen Anforderungen schrieben u.a. vor, dass:

• Ein Register der zugelassenen Notar:innen geführt werden muss
• Die kantonalen Dokumente über die Zulassung als Notar/Notarin müssen elektronisch erstellt und signiert werden
• Ein kantonales Archivsystem für elektronische notarielle Urkunden genutzt werden muss

Im Unterschied zu anderen Kantonen, die bei solchen Aufgaben i.d.R. auf föderale oder interkantonale Lösungen zurückgreifen, entschied sich der Kanton Waadt bewusst für einen eigenständigen digitalen Ansatz.

Diese kantonale Gesetzgebung war der Auslöser für die erste Entwicklung des sogenannten SDMS-Registers: Ein IT-System, das nicht nur die kantonalen Anforderungen abdeckte, sondern durch seine Schnittstellen zu UPReg (Urkundenregister) und ReqDes (in Ablösung begriffene kantonal waadtländische Software zur Anmeldung von Grundbuchgeschäften und der entsprechenden Steuermeldungen) auch national anschlussfähig war.

Die frühe Weitsicht des Kantons manifestierte sich damit in einem funktionierenden digitalen Ökosystem – lange bevor eine einheitliche digitale Umsetzung der EÖBV auf Bundesebene etabliert war.

Rechtssicherheit und Vertrauenswürdigkeit

Ein elektronisches System zur Verwaltung und Archivierung notarieller Akte ist kein gewöhnliches Verwaltungsinstrument. Es bewegt sich im Kernbereich staatlicher Rechtssicherheit – dort, wo Rechtsgeschäfte beurkundet werden, die für natürliche und juristische Personen oft lebenslange Tragweite haben (Eheverträge, Grundstückstransaktionen, Firmengründungen, Erbverträge, Stiftungserrichtungen u.v.m.).

• Die Daten müssen zwingend in der Schweiz gespeichert werden - ohne Nutzung ausländischer Cloud-Anbieter (u.a. wegen des US CLOUD Act)
• Alle operativen Akteure, insbesondere IT-Dienstleister, gelten juristisch als Hilfspersonen der Notar:innen. Das bedeutet: Sie sind in höchstem Masse zur Vertraulichkeit, Integrität und Sorgfalt verpflichtet
• Zugriff, Speicherung und Übermittlung von Daten müssen manipulationssicher, vollständig nachvollziehbar und gesetzeskonform erfolgen
• Die eingesetzten Dienste – etwa zur elektronischen Signatur oder Zeitstempelung – müssen akkreditiert und mit gesetzlichen Normen kompatibel sein (wie ZertES, EÖBV, kantonales Notariatsgesetz etc.)

Ein Pioniersystem am Ende seines Lebenszyklus

Das abzulösende SDMS-Achivsystem war kein Provisorium, sondern eine technologisch anspruchsvolle, vollständig rechtskonforme Lösung – massgeschneidert für die hohen Anforderungen des Notariats im Kanton Waadt. Es erfüllte sämtliche gesetzliche, organisatorische und sicherheitstechnische Vorgaben mit grosser Sorgfalt und setzte Massstäbe in der elektronischen Urkundenarchivierung.

Trotz seiner Stabilität und Sicherheitsarchitektur war das System in die Jahre gekommen. Der entscheidende Auslöser für die Ablösung war jedoch die Ankündigung des End-of-Life der “SuisseID”.

Da die SuisseID zentral in die Signaturprozesse eingebunden war, verlor das Archiv ohne sie seine Basis. Gleichzeitig war die Hardware wartungsintensiv geworden und die Softwarearchitektur nicht flexibel genug für neue, moderne Signaturdienste.

Ein technologischer Neustart war unausweichlich, um die langfristige Rechts- und Betriebssicherheit zu gewährleisten. Nicht als Bruch mit dem Bestehenden, sondern als konsequente Weiterentwicklung eines Systems, das seit Jahren das Rückgrat der digitalen Urkundenverwaltung im Kanton bildet.

Neustart ohne Bauplan

Die Ablösung des SDMS-Archivs stellte nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch eine besondere Herausforderung dar: Das ursprüngliche Entwicklerteam stand nicht mehr zur Verfügung. Das bedeutete, dass kein internes Know-how über Architektur, Funktionen oder Implementierungsdetails vorhanden war.

Bevor überhaupt mit der Konzeption eines neuen Systems begonnen werden konnte, musste zunächst rekonstruiert werden, wie das bestehende System funktionierte – technisch wie fachlich.

Erst nach dieser umfassenden Analysephase war es möglich, ein neues System zu entwerfen. Der Neuaufbau erfolgte somit nicht als blosse Weiterentwicklung, sondern als echte Neuentwicklung – aus dem Stand.

Modular, rechtssicher und zukunftsfähig

Das neue Notarenregister und -archiv wurde von Grund auf neu entwickelt, mit dem Ziel, das überladene und schwer wartbare Altsystem abzulösen.

Die Umsetzung erfolgte durch OBJECT auf Basis der ECM-Plattform “Alfresco” von Hyland.

Das Vorgängersystem war technisch überkomplex, voller Eigenlogik und mit hohem Wartungsaufwand verbunden.

Das neue System reduziert diesen Overhead deutlich: Klare Modultrennung, standardisierte Schnittstellen, moderne Webtechnologien und eine Architektur, die wartbar, skalierbar und erweiterbar ist.

Die gesetzlich geforderte mehrstufige Signaturkette (Notar, Kanton, Bund) wurde neu und sauber implementiert.

Als Ersatz für die abgekündigte “SuisseID” wurde die “SwissID” von Swisscom integriert – nahtlos eingebettet in automatisierte Signatur- und Archivierungsprozesse.

Das System wird in der Schweiz gehostet, erfüllt alle Anforderungen nach EÖBV, ZertES und DSG, und ist so aufgebaut, dass es auch langfristig technisch stabil, sicher, rechtlich belastbar und zu relativ tiefen Kosten betrieben werden kann.

Usability trifft Rechtssicherheit

Mit der neuen Lösung wurde nicht nur die Technik modernisiert, sondern der Arbeitsalltag von Notar:innen, Behörden und Betrieb spürbar verbessert.

Die eigens entwickelte Webanwendung auf Basis von React bietet eine übersichtliche, intuitive Benutzerführung, und der sichere Zugang über YubiKeys nach FIDO-Standard ermöglicht ein einfaches, aber hochsicheres Login.

Drittsysteme (wie UpReg und ReqDes) wurden modern angebunden, und sämtliche Prozesse wie Signierung, Archivierung und Registerführung laufen nun sicher und nachvollziehbar.

Die enge Partnerschaft zwischen OBJECT und eMescad hat ein benutzerfreundliches und zugleich zukunftssicheres System geschaffen, das robust, gesetzeskonform und wartbar ist.

Fazit und Ausblick

Mit dem neuen Notarenregister und -archiv für den Kanton Waadt haben eMescad und OBJECT eine Lösung geschaffen, die rechtliche Sicherheit, technologische Stabilität und optimale Usability vereint.

Die modulare Architektur in Kombination mit der auf Open Source basierten ECM-Plattform von Alfresco gewährleistet maximalen Investitionsschutz durch optimale Flexibilität (Anpassungen/Erweiterungen) sowie langfristige Wartbarkeit (Future-proof).

Die Partnerschaft zwischen eMescad und OBJECT ermöglichte eine reibungslose Ablösung des Altsystems mit Fokus auf Vereinfachung, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Als Nächstes folgt die Ausweitung auf weitere Kantone sowie der Release des “eMescad-Signer” - einer On-Prem-Signatursoftware für Notare, Anwälte, Ämter u.v.m.

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