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Präambel

  • Unternehmen erhalten Rechnungen auf den Postweg, Fax oder auch via Mail – alle haben gemeinsam, dass diese innerhalb einer definierten Zahlungsziel bezahlt werden sollen
  • Dabei müssen Kriterien wie bspw. Die Zahlungsverpflichtung, der Lieferant, die Vertragsgrundlage usw. vorher überprüft und ggf. die Rechnung reklamiert werden
  • Hierzu notwendig sind i.d.R. immer zwei Stakeholder: der Einkauf und die zuständige Kostenstelle (die Abteilung) welche die Rechnung sowohl fachlich als auch finanziell und vertraglich überprüfen müssen
  • Bei Urlaubs- und Abwesenheitsfällen, können diese Prozesse schnell in Schieflage geraden, weil die Zuständigkeiten nicht geklärt oder die notwendigen Entscheidungen durch die abwesenden Personen verhindert wird
  • Dies kann zu teuren Nachzahlungen, Verzinsungen oder Stundungen führen – bis zum Einbehalt der Ware welcher der Lieferant für die nächsten Tage vorgesehen hat
  • Schnell kann dadurch ein großes Problem entstehen, wenn dadurch die eigene Produktion oder ein Informationsfluss ausbleibt (bspw. Abziehen von externen Ressourcen)

Vermeiden Sie Stillstand in der Produktion durch Zahlungsausfälle, verringern Sie die Last der Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Verbindlichkeiten

  • Revisionssichere Zahlungsfreigabe: Sind Rechnungen beispielsweise in einer bestimmten Abteilung in einer spezifischen Höhe zu zahlen, können idealerweise ein automatischer Freigabeprozess durch verschiedene Abteilungen dazu führen, den Gegenwert und den Sachstand zu prüfen, um ggf. Änderungen am Betrag durchführen zu können oder mit dem Lieferanten in Regress gehen zu können.
  • Cockpit-Funktion: Für Manager und Fachverantwortliche im Einkauf ist es entscheidend zu wissen, ob an einen spezifischen Punkt bei der Rechnungsverarbeitung Probleme wie Engpässe auftreten, um diese schnell beseitigen zu können. Hierfür wird eine einfache aggregierte Übersicht benötigt, welches schnell die nötigen Hinweise bietet.
  • Automatische Erfassung & Zuweisung: Rechnungen müssen – egal aus welchem Kanal sie stammen – automatisch erfasst (Capture Solution / Inputmanagement), auf Basis vorherdefinierten Regeln spezifischen Abteilungen zugewiesen und entsprechend im Cockpit zwecks Nachweisbarkeit werden. Egal ob Mail, per Post oder Fax, die Rechnung sollte somit schnell an die Zieladresse gelangen und bearbeitet werden.
  • Mobiler Zugriff: Zugriff auf Rechnungsfreigaben und zugehörige Vertragswerke sollten auch unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone problemlos zugreifbar sein, damit flexibel auf Probleme eingegangen und diese gelöst werden können.
  • Stellvertreterregelung: Sind wichtige Nutzer in Rechnungsfreigaben nicht verfügbar (Urlaub, Krankheit, Austritt), kann die Verarbeitung von Rechnungsposten schnell zum Erliegen kommen. Intelligente Eskalationsmechanismen sind wichtig, damit automatisch der Stellvertreter oder ggf. eine Erinnerungsfunktion aktiviert wird.
  • Vertragskonforme Zahlungen: Auf Basis der Rechnung muss geprüft werden, ob bspw. Das Zahlungsziel korrekt ausgefüllt und die Zahlung auf Basis der Forderungen geleistet worden ist. Diese Zuweisung und Überprüfung ist bei manueller Tätigkeit sehr Aufwendung und Fehleranfällig
  • Revisionskonforme digitale Archivierung: Sind Rechnungen bezahlt, sollten diese rechtkonform nach GoBS archiviert und somit jederzeit digital verfügbar gemacht werden. Das Spar- und Fehlerpotential einer analogen Aufbewahrung ist dabei extrem hoch.

Ihr Ansprechspartner

Stephan Poschetzky
Chief Technology Officer