DocuSign

Nutzen Sie die elektronische Signatur von DocuSign, um Genehmigungen und Vereinbarungen in Stunden zu erzielen – nicht in Tagen – von überall und mit jedem Gerät. Greifen Sie schnell und sicher auf Dokumente zu und unterschreiben Sie sie. Senden Sie Erinnerungen und prüfen Sie den Signierstatus zu jeder Zeit.

Präambel

  • Projekte finden in jedem Unternehmen statt – meistens sind Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen involviert, da nur so ein Projekt erfolgreich abgeschlossen bzw. vorangetrieben werden kann.
  • Unternehmen sind dazu meistens dezentral organisiert und verfügen über externe Mitarbeiter bzw. Partner die ebenfalls an einem Projekt teilnehmen.
  • Da Projekte immer komplexer und meistens „straffer“ umgesetzt werden müssen, ist eine effektive Kommunikation entscheidend für den Austausch unter den Projektmitgliedern
  • Darüber hinaus stellt die Sicherheit der Daten und der Interaktionen ein hohes Gut dar – da oftmals externe Zugang gewährt werden muss (bspw. Wegen externen Partnerzugriff)
  • Deadlines und Eskalationsmanagement spielen eine weitere wichtige Rolle um Projekte erfolgreich abwickeln zu können. Projektdokumente müssen bspw. Rechtzeitig bei Zulieferern ankommen, damit ein Teilprojekt abgeschlossen und in Bau gehen kann – eine rechtzeitige Fertigstellung der dafür notwendigen Konstruktionsdokumente ist unabdingbar
  • Der Zugriff auf relevante Informationen aus ähnlichen Projekten oder das Wissen von spezifischen Personen sollte schnell abrufbar sein – eine Suche nach spezifischen Anforderungen oder Wissen welches in Dokumenten oder von Personen stammt, wird immer wichtiger

Verringern Sie ein drohendes Wissenschaos durch proaktives Management ihres Unternehmenswissens

Es gibt viele Baustellen, welche in Projekten gefährlich werden können:

  • Lesebestätigung: Haben relevante Mitarbeiter neue Dokumente durchgelesen und akzeptiert? Wie erfolgt die Nachweisbarkeit, dass neue Richtlinien, Gesetze oder Konformitäten eingehalten und umgesetzt werden können? Ist die neue Preisliste bspw. Durch jeden Vertriebler akzeptiert worden? Der Schaden der durch nicht Beachten neuer Arbeitsanweisungen entstehen kann, ist beachtlich.
  • Freigabeprozesse: Sind neue Anweisungen, Verträge oder Informationen an bestimmte Personengruppen zu verschicken, müssen diese zuvor auf inhaltliche Korrektheit, Compliance und anderen Konformitäten überprüft werden. Geschieht dies nicht, drohen schnell Probleme jeglicher Art wie bspw. Professionalitätsverlust
  • Vorlagenverwaltung: Werden für neue Partner oder Kunden die neuen Vorlagen mit den aktualisierten Richtlinien des Unternehmens verwendet? Wer kontrolliert diese im Zweifel? Schnell können falsche Vorlagen für Vertrags- oder Projektdokumente zum Problem werden.
  • Expertensuche: Projekte leben von Wissen der Mitarbeiter und Inhalten, welche dezentral an verschiedensten Stellen im Unternehmen und im Netz vorliegen. Sind spezifische Informationen von Nöten, hofft man i.d.R. auf eine spezifische Person, welche die notwendigen Informationen preisgibt oder diese besorgt. Fällt diese Person aus, oder ist nicht bekannt, wer für bestimmte Bereiche zuständig ist, kann ein Projekt schnell in die Schieflage und somit das Projekt in Verzug geraten
  • Mailarchivierung: Die Kommunikation mit Partnern oder Mitarbeitern erfolgt heute oft über Mails. In diesen Mails sind oftmals sehr viele Informationen für das eigene Projekt interessant, welche aber nur schwer bis garnicht verwendet werden können. Dies kann vor allem bei Experten und Projektleitern schnell zu Problemen führen, da diese die meisten Informationen besitzen und diese idealerweise mit anderen teilen sollten. Werden Personen ausgetauscht oder scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, entsteht schnell eine enorme Wissenslücke.
  • Sicherheit von Informationen: Die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder einem dezentral ausgerichteten Unternehmen muss effektiv und hochsicher geschehen. Wettbewerber und Angreifer können ansonsten geheime Informationen schnell gegen das Unternehmen vrwenden.